InnovazionePerArea
Con la Conferenza
stampa di martedì 25 maggio i Ministri della Giustizia e della
Funzione Pubblica hanno descritto il primo obiettivo del piano
straordinario di digitalizzazione con la partenza delle notifiche
penali in 40 uffici giudiziari.
Vi sono
francamente alcuni elementi di metodo francamente sgradevoli, con
l’ennesimo annuncio prima di qualsiasi realizzazione e la
rivendicazione a sé di ogni merito, (“il
piano avviene sotto la guida dei Ministri”),
quando giustamente non più tardi di una settimana fa proprio a
Sorrento il Capo Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria del
Ministero della Giustizia, Luigi Birritteri, aveva affermato che gli
obiettivi ed i risultati sono di tutti e non di una parte.
Così ancora una
volta manca qualsiasi coinvolgimento del C.S.M. e qualsiasi
trasparenza sui criteri di scelta degli uffici giudiziari destinatari
degli interventi.
Ma queste
sgradevolezze non devono farci mutare linea ed atteggiamento: abbiamo
detto che il piano di digitalizzazione era una grande occasione per
gli uffici giudiziari ed il nostro atteggiamento deve essere di
partecipazione e attenzione.
Proprio questo
atteggiamento porta InnovazionePerArea a segnalare alcuni problemi,
criticità ed elementi da chiarire:
1. Il
sistema pensato per le notifiche penali tramite Posta Elettronica
Certificata è molto semplice e limitato: si tratta della
scannerizzazione dell’avviso o del provvedimento del P.M. o del
giudice e del suo invio alla casella del difensore o alla casella
degli ufficilai giudiziari. L’essere limitato è nel contempo un
elemento di forza, perché si tratta di un segmento del tutto
autonomo che si inserisce nel procedimento, e di un elemento di
debolezza perché allo stato aiuta ben poco verso una gestione
telematica del procedimento. E’ però assurdo che non sia prevista la
possibilità che l’atto sia prodotto direttamente in formato digitale
e si eviti in tal modo la scannerizzazione.
2. Con
il nuovo sistema le operazioni di cancelleria si riducono da sei
(copia dell’atto, lettera di trasmissione, invio, ritorno, ricerca
del fascicolo, inserimento dell’atto) a cinque (scannerizzazione,
messaggio, registrazione, firma digitale, attestazione), con un
enorme risparmio di attività della cancelleria specie per la ricerca
del fascicolo e per l’inserimento dell’atto, oltre di tempo
complessivo dato che la ricezione è immediata.
3. Ci
sembra che manchi e che non sia prevista alcuna analisi di
organizzazione. L’idea che mi sembra permei il piano è che basta
fornire un po’ di hardware e di macchine per superare ogni
problema. Idea semplificatoria e sbagliata. Il problema che si pone è
se diffondere quest’attività su tutte le cancellerie (che vuol dire
davvero decine in grandi uffici) come avviene oggi o procedere ad una
forte centralizzazione con pochi uffici dedicati sia per realizzare
economie di scala, sia per far sì che in caso di ricezione di atti
l’arrivo degli stessi sia centralizzato e si eviti ogni
dispersione. Un approfondimento del lato organizzativo è
assolutamente necessario per aiutare gli uffici nelle diverse
opzioni. Chi può farlo: gli stessi Ministeri, il C.S.M., i referenti
informatici?
3bis La
mancanza di scelte organizzative comuni comporterà che ogni ufficio
giudiziario deciderà per conto proprio se realizzare
l’Ufficio del Processo Telematico per coordinare il flusso
organizzativo, regolato da disposizioni organizzative eterogenee e
dalle “norme tecniche” , ed il flusso processuale,
espressione della funzione giurisdizionale programmabile e regolabile
solo per legge. Inoltre la maggior parte degli uffici non coglierà
l’occasione per riorganizzare le cancellerie separando front
e back office. Back office: destinato a assistere
il lavoro quotidiano del magistrato sia giuridico che informatico; da
implementare perché, anche nel settore giustizia, la risorsa più
limitata e preziosa sono le Persone ed il loro Tempo. Front
office:adibito ai rapporti con pubblico ed avvocati,
volto a soddisfare le richieste con servizi dedicati, tempestivi,
automatizzati e telematizzati, anche mediante U.R.P. e siti internet;
4.
Un protocollo unificante, il quale registri tutti i messaggi, li
memorizzi, li organizzi e li smisti, appare inoltre assolutamente
necessario. Dovrebbe essere già previsto, e difatti nelle slides
ministeriali si parla di registro notifiche e di fasciolo
informatico. Protocollo vuol dire possibilità di ordinare i
messaggi, di raggrupparli per procedimento, di conservarli in via
autonoma. Manca invece e mi pare francamente una lacuna da colmare al
più presto, qualsiasi aggancio ai registri di cancelleria.
5. Occorre
assicurare un back up dei messaggi. Questo non solo assicura la
conservazione dei messaggi e del loro invio (anche di fronte ad
eventuali contestazioni), ma evita al cancelliere o assistente di
dover stampare copia dell’invio per limitarsi (come già avviene
nel Processo Civile Telematico) la semplice attestazione con un
apposito timbretto controfirmato da apporre sull’atto. Ciò porta a
risparmiare un’ operazione di cancelleria con risparmio di
centinaia di ore di lavoro e ci fa fare un piccolo passo verso
l’eliminazione della carta.
6. Occorre
risolvere la querelle se l’assistente possa o meno attestare
l’invio dell’atto. Vi è un contrasto contrattuale al riguardo su
cui il Ministero deve dare chiarezza. Trattandosi di atto a mera
valenza interna non credo che consentire tale attestazione
all’assistente sia una forzatura.
7. Vi
è un’enorme debolezza quanto all’indirizzario degli avvocati. E’
vero che una disposizione di legge obbliga gli avvocati, come tutti i
liberi professionisti a dotarsi di una casella di PEC, ma è
altrettanto vero che allo stato manca la sanzione. Avere
un’anagrafica degli avvocati (ma anche dei liberi professionisti) è
centrale ( è uno dei problemi più grossi che si è dovuto
affrontare nel civile) e deve avvenire con una possibilità di
ricerca automatica, evitando di dover ogni volta effettuare ricerche
estenuanti. In questo senso è previsto il Registro generale degli
indirizzi elettronici a cura del Ministero della Giustizia. A che
punto siamo?
8. E’
assolutamente necessaria una forte formazione iniziale e occorre
garantire un’assistenza inizialmente sul posto e poi anche da
remoto, ma con risposte immediate. Si tratta di un primo passo verso
il telematico di uffici che sinora ne sono stati totalmente esclusi.
Non si può pensare di dare tre macchine e di andarsene via. Il
rischio è il non utilizzo o quanto meno il non utilizzo ottimale.
9. Tutte
le notifiche potranno essere inviate tramite P.E.C. o direttamente
agli avvocati o alla casella degli ufficiali giudiziari che
provvederanno alla notifica per restituire, sempre tramite P.E.C., la
relata di notifica. Il problema che si pone assai rilevante è cosa
avviene se l’avvocato si nega, non fornisce una casella di PEC, ne
fornisce una non funzionante. Attualmente non vi è alcun rimedio. Il
passaggio necessario, previsto dall’art. 51 L. n.133/2008 è quello
del Decreto Ministeriale richiesto da Ufficio giudiziario ed Ordine
degli Avvocati che rende obbligatoria la notifica telematica e che in
caso di non disponibilità da parte dell’avvocato degli strumenti
telematici (in questo caso di una PEC valida) procede al deposito
dell’atto in cancelleria. E’ il passaggio che si è già fatto in
molte sedi nel civile e che la L. 22 febbraio 2010 n.24 estende al
penale. Passaggio che va gestito insieme agli avvocati e facendo sì
che a breve anche loro possano utilizzare in invio lo stesso
strumento, dato che il passaggio al telematico sarà vincente solo se
saremo capaci di garantire che ci sia un miglioramento della comodità
e della qualità del lavoro per tutti.
